Kural tabanlı otomasyon mu, yapay zekâ mı? Akışın her adımı için nasıl seçilir

Otomasyon konuşmalarında artık aynı soru erkenden geliyor: bu işte yapay zekâ kullanacak mıyız? Dürüst cevap çoğu zaman şu: belki tek bir adımında. İş akışındaki işlerin büyük kısmını hâlâ düz kurallar en iyi şekilde yapıyor. Geri kalanı okuyabilen bir şey istiyor.

Bu yazı farkı sade bir dille anlatıyor. Kendi işlerinizi ayırmanız için bir tablo veriyor, ikisini birlikte kullanan bir akışı adım adım gösteriyor ve yapay zekâ adımını gerçek veriye yaklaştırmadan önce koyduğumuz sınırları sıralıyor.

Bir akışın içinde iki ayrı iş

Kural tabanlı otomasyon bildiğimiz klasik otomasyon. Form doldurulunca tabloya satır ekle. Fatura ödendi olarak işaretlenince makbuz gönder. Stok belli bir seviyenin altına inince tedarikçiye e-posta at. Her adım önceden yazılı ve sistem her seferinde tam olarak onu yapıyor.

Kuralların çalışması ucuz, hızlı ve denetlemesi kolay. Bir şey ters giderse kuralı açıp nedenini görebilirsiniz. Zayıf noktaları girdi. Kural, bilginin belli bir yerde ve belli bir biçimde gelmesini bekler. Ona dağınık bir e-posta verirseniz tutunacak bir şey bulamaz.

Yapay zekâ adımı başka bir iş yapıyor. Belli bir kalıba uymadan gelen yazıyı, sesi ya da görüntüyü okuyor ve düzenli bir hâle çeviriyor: sipariş numarası, ürün, tarih, talebin türü. Mesajları sınıflandırabiliyor, cevap taslağı hazırlayabiliyor. Tek başına yapmaması gereken şey, para tutan ya da geri alınamayan bir karar vermek.

Kuralın yettiği yerler

Bilgi zaten alanlara ayrılmış duruyorsa kural maliyette, hızda ve güvenilirlikte yapay zekâdan iyi. Tipik örnekler:

• İkisi de düzenli kayıt tutan iki sistem arasında veri taşımak, örneğin e-ticaret sitesi ile muhasebe programı arasında
• Belli tarihlerde hatırlatma göndermek: randevudan bir gün önce ya da ödenmemiş faturadan 7 gün sonra
• Durumu değişen bir kaydı bir sonraki aşamaya geçirmek
• Zaten veritabanında duran rakamlardan haftalık rapor çıkarmak
• Bir değeri sınırla karşılaştırmak, örneğin belli tutarın üstündeki siparişleri onaya göndermek

Buraya yapay zekâ eklemek hiçbir şey kazandırmaz. Her çalışmada ek maliyet getirir, daha önce olmayan küçük bir yanlış okuma ihtimalini de beraberinde getirir.

Yapay zekâ adımının işe yaradığı yerler

Bugün bir çalışanın bir şeyi okuyup başka bir yere yeniden yazdığı her yerde yapay zekâ işe yarar. Üç işaret bu yöne gösteriyor.

• Girdi serbest metin ya da konuşma. E-postalar, WhatsApp mesajları, telefon görüşmeleri, aceleyle yazılmış notlar.
• Aynı bilgi her seferinde farklı biçimde geliyor. On tedarikçi on ayrı fatura düzeni gönderiyor. Kural için on ayrı sürüm gerekir, on birincisinde yine kırılır.
• Biri harekete geçmeden önce bir şeyin ayrılması gerekiyor. Bu mesaj şikâyet mi, teklif talebi mi, spam mı? Hangi ekip görmeli? Acil mi?

Dördüncü durum, sorulara kendi bilginizden cevap vermek: çalışma saatleri, yayımladığınız fiyatlar, iade koşulları gibi. Asistan yalnız sizin belgelerinizle sınırlıysa bu iş güvenle yürür. Nasıl olduğunu yapay zekâ yalnız kendi bilgi tabanınızdan nasıl cevap verir yazısında anlattık.

Kendi işlerinizi ayırmak için kısa bir tablo

Otomatikleştirmek istediğiniz işleri alt alta yazın, sonra her birini bu tabloya yerleştirin. Kararı çoğu zaman girdi sütunu verir.

Son satır önemli. Bazı adımlar, araçlar ne kadar iyileşirse iyileşsin bir insanda kalmalı. Otomasyon orada da her şeyi tek ekranda toplayarak zaman kazandırır.

Birkaç adayınız var ve birini seçemiyorsanız önce hangi iş otomatikleşmeli yazısında basit bir puanlama yöntemi var.

Karma akış: yapay zekâ okur, kural karar verir

İşe yarayan sistemlerin çoğu ikisini birlikte kullanıyor. E-postayla gelen bir teklif talebi böyle bir akıştan şöyle geçebilir.

1. E-posta gelir. Satış adresine geldiği için bir kural onu yakalar.
2. Yapay zekâ adımı e-postayı okur. Firma adını, ürünü, adedi, termini ve iletişim bilgilerini çıkarır. Talebe bir etiket de koyar: yeni teklif, takip ya da başka bir şey.
3. Kurallar sonucu kontrol eder. Zorunlu alanların hepsi dolu mu? Adet gerçekten bir sayı mı? Eksik ya da belirsiz bir şey varsa e-posta, neyin eksik olduğunu yazan bir notla bir insana gider.
4. Her şey yerindeyse kurallar satış yazılımınızda kaydı açar ve doğru kişiye atar.
5. Bir kural, gönderene talebinin ulaştığını bildiren kısa bir mesaj yollar.
6. Teklifin fiyatı insanda kalır. Sistem yalnız okumayı ve dosyalamayı yapmıştır.

Yapay zekânın nerede durduğuna dikkat edin. Tek bir adım ve önünde de arkasında da kurallar var. Bir şeyi yanlış okursa bir sonraki kural boşluğu yakalar, hatayı ileri taşımaz.

Yapay zekâ adımına konacak sınırlar

Yapay zekâ çıktısı, bir kuralın asla yanılmayacağı şekillerde yanılabilir. O yüzden bu adımın etrafına çit gerekir. Bizim kullandıklarımız bunlar. Size sistem kuran herkesten bunları istemeye değer.

• Okur ve ayırır, işlem yapmaz. Ödeme, iade, silme ya da sözleşme değişikliği tek başına yapay zekâ ile tetiklenmez.
• İnsana devir açıkça tanımlı. Okuma belirsizse, bir alan eksikse ya da konu hassassa iş bir insana gider. Paketlerimizde bunun ne zaman olacağı kapsam belgesinde yazılı.
• Yalnız sizin bilginizden cevap. Cevap belgelerinizde yoksa asistan tahmin etmez, bilmediğini söyler.
• Her adım kayıt altında. Ne geldiğini, yapay zekânın ne okuduğunu ve kuralların bununla ne yaptığını görebilirsiniz.
• Yüksek riskli çıktıyı bir insan gözden geçirir. Hukuki, tıbbi ya da mali her çıktı, ona güvenilmeden önce kontrol edilir.

Güvenmeden önce nasıl denersiniz

Yapay zekâ adımını denetlemek için teknik bilgi gerekmiyor. Gerçek örnekler ve biraz sabır yeterli.

1. Son birkaç aydan 30 ile 50 arası gerçek girdi toplayın. Dağınık ve tuhaf olanları da katın.
2. Her birinin doğru okunuşunun ne olması gerektiğini elle yazın.
3. Hepsini sistemden geçirin ve karşılaştırın. Kaçırılanları sayın, ortak noktalarına bakın.
4. Belirsiz her durumun tahmin edilmek yerine bir insana gittiğini kontrol edin.
5. Talimatlarda, belgelerde ya da çevredeki yazılımlarda bir şey değiştiğinde aynı denemeyi tekrarlayın.

Kaçırılanlar tek bir girdi türünde toplanıyorsa o tür bir insana ya da daha katı bir kurala ait olabilir. Bu olağan bir sonuç. Açılıştan önce bulmak, açılıştan sonra bulmaktan ucuz.