Diş kliniğinde randevu sistemi: defterden otomasyona
Kısaca: Diş kliniklerinde iki ayrı kayıp var: açılmayan telefon ve gelmeyen hasta. İkisi de ön büronun aynı anda üç iş yapmasından doğuyor. Randevuyu yazan ve hatırlatan bir asistan, ön büroyu hastaya bırakır.
Defter ve Excel neden yetmiyor
Birçok klinikte randevu hâlâ defterde ya da bir Excel dosyasında tutuluyor. Çalışır, ama tek bir koşulla: defteri tutan kişi masada olacak.
O kişi hastayla ilgilenirken telefon çalarsa randevu açılamaz. Akşam arayan hasta ise hiç ulaşamaz.
İki ayrı kayıp
Diş kliniğinde kayıp iki yerden gelir ve ikisi de görünmezdir.
- Açılmayan telefon: hasta ikinci kez aramaz, sıradaki kliniğe geçer
- Gelmeyen hasta: koltuk boş kalır, o saat bir daha satılamaz
Sistem ne yapıyor
Telefon, WhatsApp ve site sohbeti tek yere bağlanır. Asistan çağrıyı karşılar, tedaviyi ve uygun saati sorar, randevuyu panele yazar.
- Randevu açılır ve panele düşer, defter tutmaya gerek kalmaz
- Ziyaret öncesi hatırlatma gider, boş koltuk azalır
- Hazırlık talimatı (aç gelme, ilaç kullanımı) önceden iletilir
- İptal olan saat bekleme listesinden doldurulur
- Mesai dışı mesaj bekletilir, klinik açılınca iletilir
Hasta bilgisi ve gizlilik
Asistan yalnızca kliniğin kendi verdiği bilgiden konuşur: tedavi listesi, çalışma saatleri, hazırlık talimatları. Teşhis koymaz, tedavi önermez, fiyat garantisi vermez.
Tıbbi bir soru geldiğinde cevap üretmez; hekime aktarır. Bu sınır kurulumda tanımlanır ve sizinle birlikte denenir.
Kurulum
Kurulum yaklaşık bir saat sürer. Tedavi ve saat bilgilerinizi sitenizden ve notlarınızdan çıkarırız; form doldurmanız gerekmez.
Kanallar bağlanır, bilgi tabanı yüklenir, çalışma saatleri ve hekime devir kuralları ayarlanır. İlk hasta aramadan önce birlikte deneriz.
Sık sorulanlar
Mevcut randevu programımızla çalışır mı?
Asistan randevuyu kendi paneline yazar. Kullandığınız bir program varsa bağlantı kurulumda değerlendirilir; her sistem için ayrı inceleme gerekir.
Asistan tıbbi soru cevaplıyor mu?
Hayır. Teşhis koymaz, tedavi önermez. Tıbbi soru geldiğinde görüşmeyi hekime ya da ekibe aktarır.
Hatırlatma nasıl gidiyor?
Randevudan önce WhatsApp ya da SMS ile hatırlatma gönderilir. Hastanın onay vermesi istenirse iptal eden saat bekleme listesinden doldurulur.
Hasta verisi nerede duruyor?
Görüşmeler ve randevular kendi panelinizde tutulur. Asistan yalnızca sizin yüklediğiniz bilgiden yanıt verir.
Kapalı günde randevu isteyen olursa?
Çalışma saatleri kurulumda tanımlanır. Asistan kapalı olduğunuzu söyler ve ilk uygun saati önerir.
Fiyat ve kurulum süresi nedir?
Aylık 500 €, her şey dahil; kurulum bedeli ve dakika ücreti yoktur. Kurulum yaklaşık bir saat sürer, istediğiniz ay iptal edebilirsiniz.
Kliniğinizde kaç randevunun telefonda kaybolduğunu konuşalım · İletişim