Klinik randevu otomasyonu: telefonu kim açacak
Kısaca: Kliniklerde kaybedilen randevu çoğunlukla kötü hizmetten değil, açılmayan telefondan geliyor. Hasta ikinci kez aramıyor, listedeki bir sonraki kliniğe geçiyor. Çözüm bir çağrı merkezi değil; telefonu ve WhatsApp'ı yanıtlayan, randevuyu kendi yazan bir asistan.
Sorun telefonda değil, telefonun açılmamasında
Bir klinikte ön büro aynı anda üç iş yapar: gelen hastayı karşılar, evrak doldurur, telefonu açar. Üçü çakıştığında ilk düşen telefondur. Arayan kişi mesaj bırakmaz; arama listesindeki bir sonraki kliniğe geçer.
Bu kayıp görünmez. Kliniğin kayıtlarında “gelmeyen hasta” diye bir satır oluşmaz, çünkü o hasta hiç kaydedilmemiştir.
Ne kurduğumuz
Telefon, WhatsApp, Instagram ve site sohbeti tek yere bağlanır. Gelen her çağrıyı ve mesajı asistan karşılar, hizmeti ve uygun saati sorar, randevuyu panele yazar.
- Hasta aradığında asistan yanıtlar, randevuyu kendi açar
- Yalnızca sizin verdiğiniz bilgiden cevap verir, uydurmaz
- Kapalı gün istenirse söyler ve ilk uygun saati önerir
- Mesai dışı mesaj bekletilir, siz açılınca iletilir
- İnsan gerektiğinde görüşmeyi ekibe devreder
WhatsApp'ın 24 saat kuralı
WhatsApp'ta işletme, hastanın son mesajından sonra 24 saat boyunca serbestçe yazabilir. Pencere kapandığında yalnızca onaylı şablonla dönülebilir. Mesai dışı gelen mesaj bu yüzden kaybolur. Asistan saniyeler içinde yanıtlayıp pencereyi açık tutar; geciken yanıtı da pencere yeniden açıldığı an iletir.
Ayrıntı: WhatsApp 24 saat penceresi ve AI resepsiyonist.
Uydurma cevap meselesi
Bir asistanın klinikte işe yaraması için bilmediğini bilmesi gerekir. Bizim kurulumumuzda asistan yalnızca kliniğin kendi bilgisinden yanıtlar: hizmetler, çalışma saatleri, hazırlık talimatları. Bilgi tabanında karşılığı olmayan bir soru geldiğinde cevap üretmez, ekibe aktarır.
Ayrıntı: AI asistan yalnız sizin bilgi tabanınızdan nasıl cevaplar.
Sık sorulanlar
Klinik randevu otomasyonu nedir?
Hastanın aramasını ya da yazmasını karşılayıp randevuyu kendi açan sistemdir. Telefon, WhatsApp, Instagram ve site sohbeti aynı yere bağlanır; randevu panele düşer.
Telefonu gerçekten asistan mı açıyor?
Evet. Hasta aradığında asistan yanıtlar, hizmeti ve uygun saati sorar, randevuyu yazar. İnsan gerektiğinde görüşmeyi ekibe devreder.
Uydurma cevap verme riski var mı?
Asistan yalnızca sizin verdiğiniz bilgiden yanıtlar. Bilmediği bir şey sorulduğunda uydurmaz, ekibe aktarır. Bilgi tabanı sizin sitenizden ve notlarınızdan kurulur.
Kapalı olduğumuz günde ne oluyor?
Çalışma saatlerini kurulumda tanımlıyoruz. Hasta kapalı bir gün için randevu isterse asistan bunu söyler ve ilk uygun saati önerir.
Mesai dışı gelen mesaj kayboluyor mu?
Hayır. Mesaj bekletilir ve siz açılır açılmaz iletilir. WhatsApp'ın 24 saat kuralı gereği yanıt penceresi kapanmışsa onaylı şablonla geri dönülür.
Kurulum ne kadar sürüyor?
Yaklaşık bir saat. Kanalları bağlarız, bilgi tabanınızı yükleriz ve ilk hasta aramadan önce sizinle birlikte deneriz.
Kliniğinizde telefonu kimin açtığını konuşalım · İletişim